1 Algemeen
De Huiskamer 2.0 verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door De Huiskamer 2.0.
2 Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.
3 Verwerkt De Huiskamer 2.0 persoonsgegevens?
Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:
1. Huurders van De Huiskamer (NAW-gegevens, e-mailadres, IBAN rekeningnummer en huurbedrag);
2. Bestuursleden van De Huiskamer 2.0 (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie);
3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, sponsoren, gemeentelijke instanties etc. (organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer);
4. De groep vrijwilligers die verbonden zijn aan De Huiskamer 2.0 (gastvrouwen – en heren, andere vrijwilligers)
4 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Stichting De Huiskamer 2.0 is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Dit gebeurt vanaf de privecomputers, tablets en/of en smartphones van de bestuursleden. Het gaat om de volgende groepen:
1. Huurders: De administratie rond verhuur wordt uitgevoerd door de penningmeester van De Huiskamer 2.0 en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een beveiligde computer bewaard en/of er wordt een back-up veiliggesteld in de cloud;
1. Bestuursleden, contactpersonen, leveranciers en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door het bestuur van De Huiskamer 2.0. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de bestuursleden) beveiligde computer met adequate virusbescherming. Bij de verwerking van deze persoonsgegevens is het bestuur gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
5 Waarvoor verwerkt De Huiskamer 2.0 deze gegevens?
De persoonsgegevens die De Huiskamer 2.0 verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
1. Huurders: Deze gegevens worden vastgelegd voor facturering. Vaste huurders (minimaal een half jaar structureel huren) ontvangen een maandelijkse nieuwsbrief;
2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van organiseren van activiteiten, subsidiering, fondsenwerving en sponsoring. Ook ontvangen de contactpersonen een maandelijkse nieuwsbrief;
4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten. Ook ontvangen de contactpersonen een maandelijkse nieuwsbrief.
6 Verwerkt De Huiskamer 2.0 ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. De Huiskamer 2.0 verwerkt deze gegevens niet.
7 Hoe gaat De Huiskamer 2.0 met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.
8 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:
1. Huurders: De administratie rond verhuur kan alleen worden ingezien door het bestuur van De Huiskamer 2.0;
2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door het bestuur van De Huiskamer 2.0;
3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door het bestuur van De Huiskamer 2.0;
4. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door het bestuur van De Huiskamer 2.0. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;
9 Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens van huurders worden bewaard tot zeven jaar na datum factuur. Gegevens van andere genoemde doelgroepen worden bewaard tot deze niet meer relevant zijn of als iemand aangeeft niet meer geregistreerd te willen staan
bij De Huiskamer 2.0.
10 Welke regels gelden bij de verwerking van persoons-gegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is De Huiskamer 2.0 gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
11 Kan ik zien welke gegevens De Huiskamer 2.0 van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van De Huiskamer 2.0 om deze
gegevens in te zien. De secretaris en penningmeester zijn bereikbaar via dehuiskamer2.0@gmail.com
12 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van De Huiskamer 2.0 via dehuiskamer2.0@gmail.com. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13 Wijzigingen
De Huiskamer 2.0 behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van De Huiskamer 2.0 te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf opslaan of raadplegen via https://dehuiskamer2punt0.com.
MAART 2021
De Huiskamer 2.0 Heysekade 1 3089 TE Rotterdam 